Regulamin korzystania z LegalizacjaCRM

Data ostatniej aktualizacji: 21 maja 2026 r.

Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z serwisu i aplikacji LegalizacjaCRM, w tym z panelu CRM dostępnego przez domenę główną, subdomeny firmowe oraz inne adresy wskazane przez usługodawcę.

Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną.

1. Usługodawca

Usługodawcą jest:

Andrii Stuparyk, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną

Adres: ul. Bolesława Chrobrego 20a/21, 55-200 Oława

NIP: nie dotyczy

REGON/KRS: nie dotyczy

E-mail kontaktowy: support@legalizacja-crm.pl

E-mail do spraw handlowych: kontakt@legalizacja-crm.pl

W dalszej części regulaminu używamy określenia „LegalizacjaCRM”, „system”, „serwis” lub „usługodawca”.

2. Charakter usługi

LegalizacjaCRM jest systemem SaaS służącym do organizacji pracy firm, kancelarii, biur i specjalistów obsługujących sprawy związane z legalizacją pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce.

System może obejmować w szczególności:

• prowadzenie kartotek klientów i spraw,
• obsługę statusów, terminów, zadań i przypisań pracowników,
• przechowywanie dokumentów i załączników,
• prowadzenie historii kontaktu,
• obsługę wiadomości e-mail, Gmail, Google Calendar lub SMS, jeżeli dana integracja została włączona,
• konfigurację użytkowników, ról i uprawnień,
• funkcje raportowe, eksportowe lub organizacyjne dostępne w danym planie albo środowisku.

Zakres dostępnych funkcji może zależeć od planu, konfiguracji firmy, etapu rozwoju systemu, indywidualnych ustaleń albo decyzji usługodawcy.

3. Przeznaczenie systemu

System jest przeznaczony przede wszystkim do użytku zawodowego, biznesowego i organizacyjnego. Nie jest przeznaczony jako publiczny portal dla cudzoziemców ani jako narzędzie do bezpośredniej obsługi klientów końcowych bez udziału firmy korzystającej z systemu.

LegalizacjaCRM nie świadczy usług prawnych, doradztwa imigracyjnego, doradztwa podatkowego ani usług księgowych. System jest narzędziem technicznym i organizacyjnym. Odpowiedzialność za treść porad, dokumentów, korespondencji, decyzji biznesowych oraz sposób prowadzenia spraw ponosi użytkownik albo firma korzystająca z systemu.

4. Definicje

Na potrzeby regulaminu:

• Usługodawca oznacza osobę wskazaną w sekcji 1.
• Firma oznacza podmiot, zespół lub organizację korzystającą z LegalizacjaCRM.
• Użytkownik oznacza osobę fizyczną, która posiada konto w systemie.
• Administrator firmy oznacza użytkownika zarządzającego kontem firmy, użytkownikami, konfiguracją i uprawnieniami.
• Klient firmy oznacza osobę lub podmiot, którego dane firma wprowadza do systemu w związku z prowadzoną sprawą.
• Konto oznacza indywidualny dostęp użytkownika do systemu.
• Dane firmy oznaczają dane wprowadzone do systemu przez firmę lub jej użytkowników.
• Integracja zewnętrzna oznacza połączenie systemu z usługą zewnętrzną, na przykład Gmail, Google Calendar, dostawcą poczty SMTP lub dostawcą SMS.

5. Warunki techniczne

Do korzystania z systemu wymagane są:

• urządzenie z dostępem do Internetu,
• aktualna przeglądarka internetowa obsługująca HTML5, CSS i JavaScript,
• aktywny adres e-mail użytkownika,
• włączona obsługa cookies niezbędnych do logowania i utrzymania sesji,
• konfiguracja integracji zewnętrznych, jeżeli użytkownik chce korzystać z funkcji zależnych od takich integracji.

Usługodawca może rekomendować korzystanie z aktualnych wersji przeglądarek Chrome, Edge, Firefox lub Safari.

6. Założenie konta i dostęp do systemu

Dostęp do systemu może zostać przyznany po rejestracji firmy, zaproszeniu przez administratora firmy, aktywacji konta albo indywidualnym uruchomieniu środowiska przez usługodawcę.

Użytkownik zobowiązuje się podawać prawdziwe i aktualne dane oraz chronić dane logowania przed dostępem osób nieuprawnionych.

Firma odpowiada za:

• wskazanie osób uprawnionych do korzystania z systemu,
• nadawanie i odbieranie uprawnień użytkownikom,
• kontrolę, czy użytkownicy korzystają z systemu zgodnie z prawem i regulaminem,
• poprawność danych wprowadzanych do systemu.

Usługodawca może odmówić utworzenia konta, zawiesić konto albo ograniczyć dostęp, jeżeli jest to uzasadnione bezpieczeństwem, naruszeniem regulaminu, naruszeniem prawa, brakiem płatności albo ryzykiem dla innych użytkowników systemu.

7. Zasady korzystania z systemu

Użytkownik i firma zobowiązują się korzystać z systemu zgodnie z prawem, regulaminem, dobrymi obyczajami oraz przeznaczeniem systemu.

Zabronione jest w szczególności:

• udostępnianie konta osobom nieuprawnionym,
• podejmowanie prób obejścia zabezpieczeń systemu,
• wprowadzanie danych, do których firma nie ma podstawy prawnej,
• wykorzystywanie systemu do działań bezprawnych, spamerskich, naruszających prawa osób trzecich lub dobre obyczaje,
• przesyłanie złośliwego oprogramowania, skryptów lub plików służących naruszeniu bezpieczeństwa,
• nadmierne obciążanie systemu albo korzystanie z niego w sposób zakłócający działanie usługi,
• kopiowanie, odtwarzanie, modyfikowanie lub udostępnianie elementów systemu poza zakresem dozwolonego korzystania.

Usługodawca może usuwać lub blokować treści, pliki albo działania, jeżeli są oczywiście bezprawne, naruszają regulamin albo zagrażają bezpieczeństwu systemu.

8. Dane i odpowiedzialność firmy

Firma samodzielnie decyduje, jakie dane wprowadza do systemu oraz w jakim celu je przetwarza. W zakresie danych swoich klientów, pracowników, współpracowników, spraw, dokumentów i korespondencji firma jest co do zasady administratorem danych w rozumieniu RODO.

Firma odpowiada w szczególności za:

• posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania danych,
• realizację obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą,
• wprowadzanie wyłącznie danych niezbędnych do realizacji spraw,
• prawidłowość, aktualność i legalność danych,
• dobór użytkowników mających dostęp do danych,
• treść wiadomości, dokumentów, notatek i załączników wprowadzanych do systemu.

Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności oraz, jeżeli dotyczy, umowa powierzenia przetwarzania danych albo inny dokument zaakceptowany przez firmę.

9. Integracje zewnętrzne

System może umożliwiać korzystanie z integracji zewnętrznych, takich jak Gmail, Google Calendar, SMTP, dostawcy SMS lub inne usługi techniczne.

Korzystanie z integracji może wymagać:

• posiadania konta u zewnętrznego dostawcy,
• udzielenia uprawnień OAuth lub podania danych konfiguracyjnych,
• zaakceptowania regulaminów i polityk zewnętrznego dostawcy,
• prawidłowego skonfigurowania po stronie firmy lub użytkownika.

Usługodawca nie odpowiada za dostępność, zmiany, limity, awarie, decyzje, blokady lub działania zewnętrznych dostawców, o ile nie wynikają one z zawinionego działania usługodawcy.

W przypadku integracji z usługami Google korzystanie z danych otrzymanych z Google API odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami Limited Use.

10. Dostępność i prace techniczne

Usługodawca dokłada starań, aby system działał stabilnie i był dostępny dla użytkowników. Regulamin nie ustanawia gwarantowanego poziomu dostępności SLA, chyba że strony uzgodnią to odrębnie na piśmie albo w osobnej umowie.

Dostęp do systemu może być czasowo ograniczony w szczególności z powodu:

• prac technicznych,
• aktualizacji,
• awarii infrastruktury,
• problemów po stronie dostawców zewnętrznych,
• konieczności ochrony bezpieczeństwa systemu,
• działania siły wyższej.

Usługodawca może wprowadzać zmiany, poprawki i nowe wersje systemu, jeżeli służy to rozwojowi, bezpieczeństwu, stabilności albo zgodności z prawem.

11. Kopie zapasowe i bezpieczeństwo

Według aktualnej konfiguracji produkcyjnej dane systemu są przechowywane w infrastrukturze OVH zlokalizowanej w Warszawie, a kopie zapasowe są tworzone co najmniej raz dziennie.

Kopie zapasowe służą przede wszystkim zabezpieczeniu ciągłości działania systemu i odtworzeniu usługi po awarii. Regulamin nie gwarantuje możliwości odtworzenia pojedynczych danych, plików lub rekordów na indywidualne żądanie, chyba że strony uzgodnią to odrębnie.

Użytkownik i firma powinni niezwłocznie zgłaszać usługodawcy podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa, utraty danych logowania albo nieuprawnionego dostępu do konta.

12. Opłaty i plany

Korzystanie z systemu może być bezpłatne, testowe, abonamentowe albo rozliczane indywidualnie, zależnie od oferty, planu, cennika lub ustaleń z firmą.

Zakres funkcji, limity, okres rozliczeniowy, cena i warunki płatności mogą wynikać z cennika, indywidualnej oferty, faktury, korespondencji handlowej, panelu systemu albo odrębnej umowy.

Brak terminowej płatności może skutkować ograniczeniem, zawieszeniem albo zakończeniem dostępu do systemu, po uprzednim kontakcie z firmą, chyba że natychmiastowe ograniczenie dostępu jest uzasadnione bezpieczeństwem lub naruszeniem prawa.

13. Okres korzystania i zakończenie dostępu

Umowa o korzystanie z systemu może być zawarta na czas oznaczony, nieoznaczony, okres testowy albo okres wynikający z indywidualnych ustaleń.

Firma może zgłosić chęć zakończenia korzystania z systemu na adres support@legalizacja-crm.pl, chyba że odrębne ustalenia przewidują inny tryb.

Po zakończeniu korzystania z systemu usługodawca może ograniczyć dostęp do konta i danych, a dane mogą być usunięte, zanonimizowane albo przechowywane przez okres wymagany prawem, bezpieczeństwem, rozliczeniami, obroną roszczeń lub ustaleniami z firmą.

Firma powinna zadbać o eksport lub zabezpieczenie potrzebnych danych przed zakończeniem korzystania z systemu, jeżeli funkcja eksportu jest dostępna albo została uzgodniona.

14. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania systemu można składać na adres support@legalizacja-crm.pl.

Reklamacja powinna zawierać:

• dane osoby zgłaszającej,
• nazwę firmy, której dotyczy zgłoszenie,
• opis problemu,
• datę i okoliczności wystąpienia problemu,
• oczekiwany sposób rozwiązania, jeżeli jest możliwy do wskazania.

Usługodawca rozpatruje reklamację w rozsądnym terminie, co do zasady nie dłuższym niż 14 dni od otrzymania kompletnego zgłoszenia. Jeżeli sprawa wymaga dodatkowych informacji albo dłuższej analizy technicznej, usługodawca poinformuje zgłaszającego o dalszym trybie.

15. Odpowiedzialność

Usługodawca odpowiada za świadczenie usługi zgodnie z regulaminem i bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.

Usługodawca nie odpowiada za:

• dane, dokumenty i treści wprowadzone przez firmę lub użytkowników,
• decyzje biznesowe, prawne lub organizacyjne podjęte na podstawie danych w systemie,
• błędy wynikające z nieprawidłowej konfiguracji przez firmę lub użytkownika,
• działania zewnętrznych dostawców, w tym Google, dostawców poczty, SMS, hostingu lub Internetu,
• szkody wynikające z udostępnienia danych logowania osobom nieuprawnionym,
• utracone korzyści, o ile wyłączenie takiej odpowiedzialności jest dopuszczalne przez prawo.

Ograniczenia odpowiedzialności nie naruszają praw, których nie można wyłączyć ani ograniczyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów.

16. Własność intelektualna

System, jego nazwa, układ, kod, elementy graficzne, dokumentacja, treści techniczne i rozwiązania organizacyjne stanowią własność usługodawcy albo podmiotów, od których usługodawca korzysta na podstawie licencji.

Korzystanie z systemu nie przenosi na firmę ani użytkownika praw autorskich, praw własności intelektualnej ani praw do kodu źródłowego.

Firma i użytkownik mogą korzystać z systemu wyłącznie w zakresie potrzebnym do używania usługi zgodnie z regulaminem.

17. Konsumenci i osoby fizyczne

System jest przeznaczony przede wszystkim do użytku zawodowego i biznesowego. Jeżeli mimo tego umowa zostanie zawarta z konsumentem albo osobą fizyczną, której przysługują uprawnienia konsumenckie, regulamin nie ogranicza praw wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

W takim przypadku informacje o prawie odstąpienia od umowy, wyjątkach od tego prawa i innych uprawnieniach zostaną przekazane zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli mają zastosowanie do danej usługi.

18. Zmiany regulaminu

Usługodawca może zmienić regulamin w szczególności w razie:

• zmiany prawa,
• zmiany funkcji systemu,
• zmiany modelu płatności albo planów,
• zmiany danych usługodawcy,
• konieczności poprawy bezpieczeństwa,
• zmian organizacyjnych lub technicznych.

Aktualna wersja regulaminu jest dostępna w serwisie LegalizacjaCRM. Zmiany regulaminu stosuje się od daty wskazanej przez usługodawcę, z uwzględnieniem praw nabytych oraz bezwzględnie obowiązujących przepisów.

Jeżeli zmiana regulaminu istotnie wpływa na prawa lub obowiązki firmy, usługodawca poinformuje o niej w sposób odpowiedni do charakteru relacji, na przykład przez wiadomość e-mail, komunikat w systemie albo publikację nowej wersji regulaminu.

19. Kontakt

Kontakt z usługodawcą jest możliwy pod adresami:

• support@legalizacja-crm.pl,
• kontakt@legalizacja-crm.pl.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy korzystać z adresu wskazanego w Polityce prywatności.

20. Postanowienia końcowe

Regulamin podlega prawu polskiemu.

W sprawach nieuregulowanych regulaminem zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeks cywilny, przepisy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, przepisy o prawach konsumenta, jeżeli mają zastosowanie, oraz przepisy o ochronie danych osobowych.

Jeżeli którekolwiek postanowienie regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.